“Zor şeyleri kolayken yapın ve onlar küçükken en büyüklerini yapın. Binlerce millik bir yolculuk basit bir adımla başlar.” ~Lao Tzu

Hayatımı basitleştirmeye karar verdiğim andan itibaren yaptığım en iyi şeylerden biri iş günümü basitleştirmekti. (önceleri günlük işlerimi basitleştirdim, daha sonra işten ayrılıp bir yazar ve girişimci olarak çalışmaya başladım)

Birkaç basit kuralla rutin, sıkıcı ve idari görevlerin büyük çoğunluğunu eledim.

O günlerde, zorunlu olmayan herşeyi eledim ve gerçekten sevdiğim şeye odaklandım: yaratmak.

Herkes bu kadar keskin adımlar atamayabilir ama iş gününüz üzerinde biraz kontrol sahibi olabilirseniz, işleri mükemmel bir şekilde basitleştirecek bir kaç küçük şey yapabilirsiniz.

Eğer kontrol sahibi değilseniz veya kendinizi “Bunları yapamam” diye düşünürken buluyorsanız, size “neden olmasın?” diye sormaya başlarım. Bazı şeyleri değiştirmek mümkündür, bugün değilse bile uzun zamanda mümkündür. Bazı şeylerin (örneğin evden çalışmak) mümkün olmadığını düşündüğümü farkettim, ama uzun zaman diliminde bunları gerçekleştirmek mümkün oldu.

Tüm bunları yapmak zorunda değilsiniz – sadece birini seçin ve deneyin. Sonra diğerini deneyin ve işe yaradığını görün. Hangilerinin sizin işinize yaradığını tecrübe edin.

Basit iş hayatının keyfini çıkarın.

1. Erken başlayın. İşe erken gitmek benim favori hilemdir – telefonlar, dedikoducular ve toplantılar başlamadan öncesi sakindi ve pek çok işimi huzur içinde hallederdim. O zamanlar, herkes işe  başladığında ben iki veya üç görevimi bitirmiş oldurdum.
2. Saatlerinizi sınırlandırın. İnsanların uzun süreler boyunca çalışıp daha çok iş yaptıklarını ve üretken olduklarını düşünmesi ironiktir. Ama zamanlarını sorun üzerinde boşa harcarlar. Bunun yerine zamanınızı kısıtlayın ve bir limit koyun – günde 6 veya 7 saat diyelim – ve bu süre sınırı içerisinde en zorunlu işlerinizi bitirin. Eğer bugün sadece 6 saat çalışacağınızı bilirseniz, kesinlikle önemli görevlerinizi öncelikle bitireceksiniz ve daha az zamanı israf edeceksiniz. Sınırlar sizi daha aktif olmaya zorlar.
3. Bir kısa liste yapın. Yapmanız gereken tüm işleriniz için uzun bir liste hazırlayın. Sonra, mutlaka bitmesini istediğiniz 1-3 iş için kısa bir liste hazırlayın. Eğer sadece bu işleri yapabilirseniz yaptıklarınızdan gurur duyabileceğiniz işleri seçin. E-postalarınızı kontrol etmeye ya da internetten birşeyler okumaya başlamadan önce en önemli işinizi yapmaya başlayın.
4. Toplu dikkat dağıtıcılar. Genel olarak dikkatinizi dağıtan şeyler nelerdir? Mesela, e-postalarınız, bloglara gözatmak, Twitter veya başka bir sosyal ağ mı? Tüm bunlar için bir zaman belirleyin, tercihen de günün sonlarına doğru: Mesela saat 3 ile 4 arası diyelim. Dikkatinizi dağıtan bu işleri bu saatten önce yapmayın. Hepsini bir zaman dilimi içerisinde gruplayarak, kendinize diğer işlerinizi  yapmak için imkan tanırsınız ama zihninizi boşaltma zamanı ayırmış olursunuz. Bunlar için diğer bir yaklaşım da, her saatin sonunda 10 dakikanızı bu işlere ayırmak olabilir – ama 10 dakika sınırına uyun!
5. Daha kısa e-postalar yazın. Eğer e-postalar gününüzün büyük çoğunluğunu alıyorsa, en basit değişiklik, kendinizi her e-posta için 3-4 cümle ile sınırlandırmak büyük değişim ortaya çıkarakcaktır. Birinci olarak bu, kesin olarak e-postalarınıza verdiğiniz cevaplama süresini kısaltacaktır. İkincisi de e-postalarınıza cevapları kısaltacaktır, ki bu da e-posta okumak için daha az zaman harcayacağınız anlamına gelir.
6. Toplantıları sınırlandırın. En az en iyidir. Bazı  üst düzey Google yöneticileri sadece 5 dakikalık toplantılar yapıyor. Bu toplantılara  katılan herkes daha iyi, az ve öz hazırlanmış oluyor. Eğer toplantılara katılmadan sadece notlarını alabiliyorsanız veya iletişim kurmak için alternatifler bulabiliyorsanız, çalışma saatlerinizden tasarruf edebilirsiniz.
7. Otomasyon. Yapmak zorunda olduğunuz tekrarlı ve rutin işleriniz ne kadar azsa, önemli işleriniz ve yaratımlarınız için o kadar çok zaman kazanırsınız. Bu yüzden mümkün olduğunda işlerinizi otomatikleştirin: insanların formları elektronik ortamda doldurmasını sağlayın veya sizi aramak veya size e-posta göndermek yerine web sitenizden bilgi almalarını isteyin ya da tahsilat veya nakliye  işlerinizi otomatik olarak yapabilecek servisler kullanın.
8. Dökümantasyonu azaltın. Pek çok dökümanla uğraşmaya alışmıştım ve sonra bunun büyük bir zaman kaybı olduğunu öğrendim. Eğer firmalar ve organizasyonlar dökümanlarını elektronik ortamda doldurulabiliyorsa bu sayede kağıttan, kopyalama ve çoğalma işlerine harcanan emekten tasarruf edilir. Mümkün olduğunca dökümantasyonu azaltıp dijital ortamda çalışın. Bu daha uzun vadede gerçekleşebilir.
9. Masanızı temizleyin. Bu birkaç dakika içerisinde yapılabilir. Masanızın üzerindeki herşeyi kaldırın. Sadece bir kaç zorunlu eşyayı geri koyun. Geri kalanlar: dosyalanabilir, ihtiyacı olan personele verilebilir, çekmecenin bir köşesine konulabilir veya çöpe atılabilir/geri dönüştürülebilir. Kararınızı çabuk verin ve işinize dönün.
10. Çıkıp gidin. Eğer ofisinizin dışına çıkabiliyorsanız önemli işlerinize odaklanabileceğiniz huzurlu bir yer bulabilirsiniz. Çalışabileceğiniz bir yer bulun, interneti kapatın ve işinizi yapın, sonra interneti açın ve artık yaptıklarınızı e-postalayabilir veya uygun bir yere yükleyebilirsiniz. Evde çalışmak burada iyi bir seçimdir. Bunu ne kadar çok yaparsanız (haftada bir olabilir veya günde bir saat ya da her iş gününün yarısı) o kadar iyidir.
11. Nefes alma molası verin. Her 15-20 dakikada bir masanızdan kalkın ve nefes alma molası verin. Ofis içinde yürüyüşe çıkabilirsiniz, birilerine merhaba diyebilirsiniz veya daha da iyisi dışarı çıkıp temiz hava alabilirsiniz.  Dolaşın, kan dolaşımına izin verin, belki de gergin hissediyorsanız, omuzlarınıza ve boynunuza masaj yapın. Eğer daha formda olmak istiyorsanız biraz şınav çekin. İşe döndüğünüzde kendinize ne üzerinde çalıştığınızı hatırlatın ve dikkat dağıtan şeylerden kurtulun.
12. Odaklanma ritüeli uygulayın. Her saat başı ya da iki saatte bir yeniden odaklanma ritüeli gerçekleştirin. Bu sadece bir veya iki dakikanızı alır. Buna, tarayıcınızı kapatarak ve belki diğer uygulamalardan birini açarak başlayabilirsiniz ve belki de kafanızı boşaltmak ve kan dolaşımınız için bir kaç dakikalığına yürüyüşe çıkabilirsiniz. Sonra En Önemli İşler listenize dönün ve sıradaki işi bitirmek için nelere ihtiyacınız olduğuna karar verin. E-postalarınızı kontrol edip çevrimiçi olmadan önce bu önemli görevler üzerinde çalışabildiğiniz kadar çalışın. Kendinize gelmek için, bu yeniden odaklanmak ritüelini gün boyu tekrarlayın. Kendinizi şu ana odaklayabilmek için bir kaç derin nefes almak da iyidir. (Daha fazla odaklanma ritüeli – İngilizce)
13. Yaratıcılık zamanlarını büyük parçalar halinde programlayın. Bunu herkes yapamayabilir ancak mümkün olduğunda günlük programınızın 3-4 saatine, yaratıcılık ve diğer önemli işlerinizi yapmak için büyük parçalar koyun. Bu zamanı ihlal etmeyin ve programlanmış bu zaman dilimi içirisinde toplantılar veya diğer işlere müsade etmeyin. İhtiyaç duyduğunuzda nefes alma molaları vermek haricinde, bu zaman dilimleri içinde dikkatinizin dağılmaması ve yapmayı sevdiğiniz işleri yapmak konusunda zalim olun. Yaratıcılığınızdan keyif alın.

Kaynak: Leo Babauta tarafından yazılmıştır.